不少人每天都是「瞎忙」過日子，這種人大致分為兩類型，一種是覺得自己忙的「很快樂」、「很充實」，另一種則是忙的「很不快樂」、「總覺得一事無成」。「忙」並不一定是負面的表現，也有人忙的很快樂。
#@1@#其實重點不在於忙不忙，而是為何會忙？這般忙碌是事前就規畫好的，還是意料之外？究竟該忙些什麼，該如何處理這般忙碌的情形，才是重點。明明同樣都很「忙」，為何有些人覺得「快樂」，有些人卻覺得「不快樂」呢？人一旦有成就感，滿足感也會跟著上升。所謂成就感，是指達到自我期許的目標值時，所感受到的喜悅。人在行動前若有個明確目標，一旦達成目標便會得到莫大滿足感。目標不確定，就算做同樣地努力，達到一樣程度的水準，也很難享受到什麼成就感。「今天要打電話給A小姐，寫好提給B公司的企畫書」這麼決定，若真的做到，內心肯定有種成就感，「我還蠻厲害的嘛！」臉上還會不自覺地浮現笑容。時間管理便是為了得到這般滿足感的方法。什麼時候訂立計畫呢？這是很多開始實行時間管理的人，最想問的問題。「每天早上訂立當天計畫嗎？要花多少時間呢？」常有人這麼問我。我在構思企畫案和計畫整體工作內容時，通常都會思考所有流程與統整性，將每天增加的工作、委託案列入計畫表中，所以不會特別設定一個時間訂立一天的計畫，應該記些什麼事時，隨時記上一筆就對了。對於非做不可的事，先確保時間是很重要的，也是一種和「自己的約定」。先向自己預約時間，遠比與別人約定的事來得優先。譬如，星期天想去看場電影，而且一定非得在那天看不可，那就將此行動計畫寫在記事本上。長年以來習慣訂立行動計畫的我，除了過於龐大複雜的事務之外，通常都會綜觀整體流程，確立每項行動要素，思考行動的時間和先後順序，然後在腦中描繪一個要寫在記事本上的流程。若是剛開始學習的人，建議還是具體做個紙上計畫比較好。以下是5大步驟：
#@1@#「今天想做的事」、「本周非做不可的事」、「每周想做的事」、「一年內想做的事」、「年底之前得做的事」等，腦中塞滿各種事，結果搞不好什麼也沒做。像這樣的人，腦中明明塞滿各種計畫和夢想，卻遲遲無法付諸行動，弄得自己慌張不已。其實不需要搞得這麼複雜，只要弄清楚腦子裡究竟塞了多少事，到底有多少想做的事，然後將一大堆「想做的事」一個個詳細列出就行了。我曾替孩子們將這行動命名為「拼圖作戰」。所謂「拼圖作戰」，就是試著將腦中的事一件件寫出來，拼湊成完整形體。作法很簡單。只要照著自己所想的順序寫出來就行了，首先試著在紙上寫出一件件「想做的事」，無論大小事都行。譬如，「新年想出國旅行」、「每個月要看兩本書」、「打掃房間」、「計畫明年度的新事業」、「學習英文」等，無關乎行動規模大小，盡量寫出來。這張紙也不用寫得太整齊，想寫什麼就寫什麼，不管是「想做的事」、「非做不可的事」還是「如果做了，一定很開心的事」都行。這裡要強調的是，不是要你一直不停地寫下去。而是像我之前所說，思索每天想做的事，然後寫出來，就能成為有夢之人。譬如，從現在起花個30分鐘左右寫出自己想做的事，有這種念頭是很重要的。為了配合行動，試著將現在所想做的事列為優先考量吧。若明天過後還有什麼想做的事，屆時再用同樣方法列出來就行了。藉由這般反覆動作，就算沒能像我列出來的清單那般清楚明瞭，也能直接寫在記事上才是。
#@1@#寫出想做的事、非做不可的事，再將這些事化成具體「數字」，將行動份量數值化。譬如，將「計畫明年度的新事業」列為「想做的事」，就要試著思考得花多少時間來做這件事。若需要花上約10個小時的話，那是要一口氣做完，還是1次2小時，分5次完成等，具體寫出來。還有，試想「每個月讀2本書」的計畫。看一次要花多少時間，分多少次看完，也許還要預留選書、買書的時間。訂立行動計畫時，將「看2本書」視為具體目標是錯誤的，應該以1本書若有兩百頁，自己要以什麼樣的速度才能看完為訂立計畫的基準。假設看完1本書得花上4小時，2本合計8小時，就以1個月內看完為準。雖然具體數值是8小時，但不是以1小時為單位分成8次，而是標記成以2小時為單位，分成4次的數值，這樣讀起來比較輕鬆。那麼，「打掃房間」需要多少時間呢？「學習英文」又需要多少時間呢？若每天都想唸英文的話，就不需要化成數字，寫上「每天」就行了。其實也等同數值化的意思。再確立每天要花幾分鐘學習英文。像這樣將「想做的事」這般不是很具體的事，以時間單位和次數來表現，就能逐漸明白屬於自我的人生在時間之流中有多麼重要了。
#@1@#若是想做的事多的如山高，試想將這一大堆事亂七八糟地全塞進腦中，也難怪無法有條不紊地整理事物，因為混雜著各種大大小小、長短不一的期待。然後就這樣記憶著，照著直覺來行動，結果不少事都徒勞無功。所以要將這些事全從腦子裡拉出來，改變行動，有所成果才有意義。邊看一個個寫出來的行動，邊決定先後順序。訂立行動計畫時，若將順序弄錯，好不容易訂好的計畫就會無法落實執行，因此按順序訂立計畫是很重要的。首先，考慮重要度的高低與急迫性，還是隨時做都行。所謂重要度高是指與他人約定的事，還有公開發表的事等。將重要度高又急迫的事設為（1），重要度低卻急迫的事設為（2），重要度高，隨時做都行的事設為（3），重要度低，隨時做都行的事設為（4）。將方才條列出來那些「想做的事」，分別標上（1）至（4）的號碼。譬如，「訂立下年度的事業計畫」、「完成新著作」、「與A公司開會」、「游泳」、「整理房間」、「辦個跳蚤市場」、「幫孩子買夏令營要用的睡袋」、「幫孩子找家教」等一一列出來後，分別標上號碼。
#@1@#「訂立下年度的事業計畫」（1）「完成新著作」（3）「與A公司開會」（1）「游泳」（4）「整理房間」（2）「辦個跳蚤市場」（4）「幫孩子買夏令營要用的睡袋」（1）「幫孩子找家教」（3）由此可知，就算是同一件事，先後順序還是因人而異。所謂先後順序，就是訂立行動計畫的順序。一一編排進實際生活和行動中，並非（1）沒完成就無法做（4），而是確保自己有時間能切實執行（1），依此基準來決定先後順序。若先將順序較低的事排進計畫，順序較高的事所需的執行時間就有可能不夠。也就是說，最好站在另一個角度再審視一遍編排過後的先後順序。不過「這個還是往後挪好了」若老是更動順序，就沒必要訂立行動計畫，也不需要決定先後順序，因此做好自我約束是很重要的。
#@1@#今天是11月28日（周一），「1月25日（周三）招待1千名數位女子法人企業（e-Woman）的會員，參加女性活用戰略研討會」為目標的行動計畫，該如何訂立呢？首先，設定報名截止日期，也就是設定目標達成日，所以達成日並非活動當日，不妨假設1月18日（周三）為報名截止日。當前要思考的是，從現在開始到目標達成日還有幾天？確認「可用時間」，瞭解可用時間才能訂立行動計畫。因為中間跨了段新春假期，尤須注意。12月29日過後開始放假，一直放到1月4日才收假上班的話，訂立計畫時就要扣除「今天」，從11月29日算到1月18日，平日共32天。「反正研討會是2個月後的事」，雖然腦中想的是60天以後的事，其實自己很明白只剩一半時間而已，這就是重點。
#@1@#有3個人負責此案，每個人所要達成的目標為「1000人÷3人」，然後為了達成這目標可使用的天數為32天，就是「1000人÷3人÷32天」。也就是說，「就算每位活動負責人從明天開始每天敲定好一個參加的企業，也無法達成目標」這是理所當然之事。因此每位活動負責人看到這數字時，就要在自己的行動計畫中，「每天要收到1人以上的申請資料」記上這麼一筆。明白有多少「可用時間」是訂立行動計畫非常重要的一環。就算上班時間有32天，若活動當天還得露面的話，就要再扣掉1天。但實際上這般計算法的風險很高，有經驗的活動負責人是不可能將報名截止日訂在活動前一天。況且一次由3個人負責整個活動案，一般是不可能允許將目標達成日訂在活動前一天，所以最好訂立能夠提早一點達成目標的行動計畫。
#@1@#那我寫書時，又是如何訂立計畫呢？以今天1月10日（周二），2月28日（周二）截稿的案子為例吧。假設要完成一本12萬字的著作，那麼1小時至少要寫2千字，「12萬字÷2000字＝60」，意即60個小時內要完成初稿。若1天花3小時寫書，起碼得花上20天；1天2小時的話，就得花上30天。所以要訂立一個從1月11日（周三）到2月28日（周二）為止共60個小時，最基本的必要行動計畫架構。此外，也希望一次至少能連續書寫2小時。我會邊翻閱記事本，邊確認能符合這條件的天數。一看，平日能寫作的時間只有從早上4點到6點的2小時。除了周末會安排演講等活動，可用時間更少之外，加上與孩子們相處的時間絕對列為優先順序，以及周五早上固定參加富士電視台「特蒐情報」節目演出，也沒辦法寫作。還得預留1天左右的平日早上，用來應付得盡快處理的突發事件，總之要有風險管理的觀念。一算之下，平日可用天數只有21天。就算將周末列為預備日，以每天寫作4千字的進度來計算，可用天數還差9天。因此必須和出版社商量是否能將截稿日定為3月20日（周一）。若無法更改的話，就得盡量減少無法列入計畫的預備天數，或是試著拉長平日工作時間。
#@1@#所謂「將可用時間具體化」，就是像這樣具體算出天數和時間。再舉一個事例來說明吧。花30個小時完成「下年度事業計畫」初案，1月23日（周一）召開董事會議說明，修改後於2月20日（周一）舉行的董事會議上通過，2月27日（周一）向全體員工發表，像這樣分別予以數值化。之所以將「訂立下年度事業計畫」列為第一優先順位的理由，是因為這是個必須聽取意見，通過董事會，向員工發表的案子。不是能依自己方便，隨意更改流程的工作。得邊和他人協商，才能訂立行動計畫的案子務必要列為第一優先順位。最初的30個小時中，不是完全獨自進行調查思考，而是包含聽取他人意見、獲得建議的時間。首先確保從最初目標日1月23日（周一）到召開董事會為止，有30個小時的準備時間。若今天是12月21日，扣除新春假期，實際有15天。從中抽取30個小時，分成1天2小時來利用。因為恰巧遇到新春假期，這計畫的風險性相對提高，最好留個3天預備用。所以30個小時÷12天＝2小時，還多出6小時。平日早上固定花2小時構思計畫，多出來的6小時用來聽取不同意見，避免占用下午時間。但畢竟是依對方情況會有所更動的時間，不曉得最後決定如何，因此務必先按照自己的預定，決定具體日時。
#@1@#綜觀所有想做的事、非做不可的事，若能分別將其確立成一個個具體行動，各個行動予以數值化，接下來就是寫在記事本上這步驟。決定「何時」執行想做的事與夢想，寫在記事本上，是比任何方法更快實現目標的捷徑。決定自己的行動計畫時間，具體地將行動計畫寫在時間軸上，比較容易落實，這是一項重點。所謂打鐵趁熱，趕快行動就對了。不過這裡有道難題，那就是為了落實「想做的事」，如何在以30分鐘為單位的記事本上，向自己預約時間呢？就算再怎麼明確、具體化想做的事，若是沒有決定從何時、幾點幾分開始做，沒先預約時間的話，根本無法落實行動。因此在記事本上記下時間一事，是非常重要的一道步驟。正因為要編排進人生腳本，所以要將「想做的事」和「計畫的事」化成「行動計畫」予以「實現」。將Step 3所決定的先後順序，依序寫入行動計畫。所謂優先順位就是保有先行預約的權利，確保自己用來執行此項計畫的時間。
#@1@#標上順序（1）的案子是非做不可的事，所以要優先寫在記事本上。寫的時候，要考慮Step 4所計算出來的可用時間。究竟是從今天這一刻開始算起，還是從截稿日或目標達成日倒推至今天，選擇最適當的方法就對了。安排時間就像玩填空遊戲般，不妨稍微抱點玩遊戲的心態，作作頭腦體操也很有趣。邊愉快地思考安排哪一天比較好，那段時間是否有空，邊書寫計畫表。若是優先順位為（1）的案子較多的人，就要從數值化後數字最高的案子開始填入。譬如，每天該做的事一定要確保有時間執行。同一時期內，分20次才能完成的案子，絕對要比分3次就能完成的案子更確保執行時間。優先順位較高的案子，還有必須分多次才能完成的案子等，一定要先安排。因為若不先確保這類案子的執行時間，就無法預留緊急處理突發事件的時間。
#@1@#抽言1人一旦有成就感，滿足感也會跟著上升。所謂成就感，是指達到自我期許的目標時，所感受到的喜悅。時間管理便是具體方法。抽言2就算再怎麼明確、具體想做的事，若是沒有決定從何時、幾點幾分開始做，沒先預約時間的話，根本無法落實。因此在記事本上記下時間一事，是非常重要的一道步驟。
#@1@#書匣子川普談判學：達成每一筆交易的完美談判法作者：喬治．羅斯譯者：卞娜娜出版社：高寶書版出版日期：2007年8月1日本書是唐納．川普賴以致富的談判之道。川普生平規模最大的不動產投資案的談判，包括川普大樓、通用大樓、君悅飯店、華爾街40號在內，都是委由他最信賴的左右手羅斯協助處理。羅斯在談判桌上展現了雄厚的實力：數十年的老道經驗、巨細靡遺的精準眼光，以及最重要的，對人性的洞悉。他比任何人都清楚川普喜歡怎麼談生意，也是談判桌上的常勝軍。在本書中，羅斯披露了他在協助川普和其他紐約房地產大亨進行關鍵談判時，實際使用過的各項策略。他以易讀、會話式的寫作風格，與讀者分享開啟成功談判的八大要訣。您將學會策略性思考，找出雙方想要達成的目標，了解如何對付難搞人物的各項戰略，在需要時展現強硬作風，也能透過電話和電子郵件完成交易，在談判中善用非約束性合約等等。無論你打算買車、賣屋或籌措資金，這本觀念與技巧並重的談判書，都將令你獲益匪淺。它會告訴你如何發揮長處、隱藏弱點，順利地達成生活或商場上夢寐以求的目標。
