在這次的文章中，我要回覆來自學員Min的提問。
首先，我們看看她寄來的信件內容：
「Bryan、Joe你們好，我是目前在東京工作的Min。
我是你們線上課程的學員，同時也是Podcast的忠實聽眾。非常喜歡你們優質的節目，聽著聽著感覺自己也一點一滴地成長。這次寫信給你們，是想請教兩個困擾我很深的問題。
第一個是『如何讓論述有重點』。
我現在30歲，上個月剛換工作，目前在東京一間專門開發APP跟網站的IT公司擔任類似產品經理的職務。工作內容包含和客戶一起找出問題、定義產品及產品的開發維護，每周需要主持和客戶的問題討論會議，同時也擔任工程師和設計之間的溝通協調者。
我的上司常說我論述沒重點、讓人聽不懂想表達什麼，做簡報也是一樣。
這其實是我一直以來的痛處，我常被說「講話很跳」、「不夠有重點」或「思考不夠透徹，看不見事情核心」。我為了改善這個問題看了很多書，也做很多自我提問的練習，比方說針對一個狀況多次追問「why」，但卻好像還是完全沒有改善。我覺得很沮喪，也越來越沒自信，想請教兩位有沒有什麼解決方法。
第二個問題是『如何走出過去失敗的陰影』。
我在五年前以交換學生身分來日本，之後就直接在日本求職，當時雖然非常努力練習，但還是比不過日本人，幾乎每個面試都被刷掉。後來雖然成功進入一間小公司，但卻因為日文不夠好，所以在試用期就被開除了。
這件事情帶給我很大的打擊，覺得不管自己再怎麼努力，當對方覺得自己能力不足，就會立刻把自己淘汰掉。這樣的陰影一直跟著我，儘管這幾年日文已經越來越進步、也累積了多一些的工作經歷，目前到職新工作還是感到非常焦慮。希望能聽聽兩位的建議。
謝謝！」
針對第一個問題，也就是如何讓自己說話有重點，我想提供Min三個對我而言效果不錯的方法。
1. 不要急忙回答問題
很多人被問了問題，心裡都會很慌張，想說「別人問我了，我一定要趕快回答」。但我得說，如果我們本來就不是說話非常有條理的人，急著回覆常會讓狀況變得更糟糕。
比較好的做法反而是不要急，趕快在腦中把想法「組織」好再開口。
不過，所謂的「組織內容」該怎麼做？
我們其實可以用「三層式」的做法來思考，甚至是表達。這三層依序是：結論、因為、支持。
「結論」指的是對於當下討論的議題，我們是怎麼想的；「因為」指的是我們為什麼這樣想；最後，「支持」則是蒐集到哪些資料能支持這個論點。
在工作情境中，假設某天老闆突然走過來說：「上次我問你的那個問題，你怎麼想呢？」這時候的表達，就可以依循「結論、因為、支持」這個框架。
實際的句子可能類似這樣：「老闆，我建議我們選擇A方案。因為我們的產品針對的是30歲上下的輕熟女。而A方案的風格比較活潑，是女生可能會喜歡的。我們團隊前幾天也訪談了一些來店面的客人，80%的女性都喜歡A方案。」
你看，前面一開始先講結論是什麼。接著再分享這麼想的原因與更多相關資訊，比方說你查了什麼資料、這些資料反映出怎麼樣的狀況等等。在這樣的結構下，別人就會很明確知道我們是怎麼想的、為什麼這麼想，以及背後的來龍去脈。
回顧過去與人溝通的經驗，我發現會讓我感到沒重點或聽不懂的狀況，幾乎都是因為對方「鋪陳過多」。他說了一大堆，我卻聽得滿頭問號，心裡不斷想著「所以呢？」。
很多人可能因為看了TED這類演講影片或相關書籍，總覺得「說故事」才能引人入勝、達到最好的溝通效果。但在職場上，無論是對老闆或客戶，因為大家都很忙，所以他們最在意的不是我們說的故事動不動人，而是能不能清楚扼要的提供他們需要的資訊。
也因此，下次再被問到問題，建議Min可以用「結論、因為、支持」框架來試試看。我想這樣一來，論述能被大家聽懂和接受的機率也會大幅提升！
2. 可以準備的請務必先準備
在職場上，很多對話的機會其實是可以被預知的。比方說明天要跟主管討論、後天要回覆老闆上次問的問題、大後天要去拜訪客戶等等。
在這些「可預知」的對話情境中，我們可以、也必須事先準備要如何表達。比方說以「結論、因為、支持」框架來梳理內容，並且記好幾個一定要講到的重點，而不是被問的當下支支吾吾，事後才懊悔自己表達得不好。
甚至，如果這個對談非常重要，我可能還會準備一份書面文件，把論述的全貌都呈現出來。這份文件可以是一張簡單的手繪圖、也可以是PPT投影片，或者其他能夠清楚表達想法的呈現方式。
這麼做不僅能讓自己在報告前更完整地把內容想過一遍，也能讓別人在有限的談話時間中快速理解，進而對我們留下「表達有條有理」的好印象。
3. 開始覺得慌張或詞不達意時，就提醒自己「把語速慢下來」
我自己其實是個「想法比嘴快」的人，這意思是，我腦中可能已經想到第三點了，但嘴上說的還是關於第一點的內容。這樣一來很容易會發生一個狀況，那就是我說的內容可能會有點跳躍，而當內容跳躍，聽的人可能就會中途提問，他這麼一提問，我又更難以用原本準備的架構把內容講清楚。我講得痛苦，對方聽得也很痛苦。
後來我發現，這時候如果自己開始慌張而讓表達沒了架構，只會讓狀況越來越失控。所以，我們反而要提醒自己慢下來、甚至是做幾個深呼吸，接著再把思緒慢條斯理地講出來。
當我們慢下來，不只自己腦中的思緒會慢慢回復，對方可能也會跟著把步調拉緩，開始思考剛才他不解的究竟是什麼地方、我們又能如何解決他的疑惑。
雙方對內容的認知同步了，這段對話能夠達到溝通效果，對方自然也會覺得我們是有能力清楚表達想法的。
以上，就是我針對Min第一個提問的分享。
關於第二個提問，也就是如何重建自信、不再被過去的失敗經驗影響，我覺得光是提供Min一個信念、或者是提供「你一定可以的」這類心靈雞湯，恐怕也效果不大。面對這樣的狀況，我會建議「用成功來洗去自己對失敗的恐懼」。
這意思是，我們必須創造一些「小成功」，並透過這些成功經驗來幫助自己建立自信。
比方說多數人小時候應該都學過騎腳踏車，初期難免會常常摔倒，而摔了幾次之後，我們就會開始擔心繼續騎會摔更多次。這時候，我們其實得努力讓自己至少能平穩地騎一段路，這麼一來，我們也才有勇氣能騎更遠、甚至能拿掉輔助輪。
在工作上也是如此，我們在某件事情上表現不好或失敗了，可能會覺得自己很無能、擔心下次又失敗，這時候我們也需要幫自己建立新的「成功印象」。
換言之，如果Min對自己的表達一向沒有信心，不妨盡快透過前面提到的三個方法做好準備，這麼跟上級報告幾次，你一定也會逐漸發現自己是有能力做到「溝通無礙」的。後續，你就會慢慢安心、找回自信。
所以，這次提到的三個建議，請Min務必嘗試看看。也許這麼一來，「說話沒重點」與「沒自信」這兩個困擾，就有機會一次解決。
以上是我提供給Min的建議，也希望對有類似困擾的各位有所幫助喔！
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由兩位管理顧問：姚詩豪(Bryan)與張國洋(Joe)所創立的學習平台。意指「成為大人的學問」，分享職涯發展、人際關係、溝通技巧以及經營管理等文章與課程，期望以理性思考，彌補教育的斷層，讓更多人邁向成熟大人之路！
原文連結：《工作時被說講話沒重點，怎麼辦？》
