別急著埋頭苦幹、別將資訊硬塞進腦中，適度保持大腦淨空，這個時代要學會有技巧的「忘」，才能隨時記起並優先處理當下最重要的事，遇事從容應對，不再臨危就亂。《Google時代一定要會的整理術》作者：梅瑞爾、馬丁(Douglas C. Merrill、James A. Martin)譯者：胡琦君出版：天下文化日期：2010年11月本書裡，我總共提出了21條整理原則。你或許覺得某些原則很有道理；有些你可能不太認同。不管怎樣，我還是希望你至少能試著將部分原則應用到你的生活，看看哪些最能幫助你應付目前面臨的挑戰。以下例子應可幫助你了解將整理原則應用到生活的實際做法。這個例子列出的挑戰，是所有人在職業生涯中必會經歷到的：找工作。找工作是很大的挑戰，不但跟我們有切身的利害關係，而且整個求職過程總讓人神經緊繃，壓力大到難以承受。當然，要順利找到工作得具備人脈、漂亮的履歷，還有面試時出色的表現。不過，找不找得到工作，追根究柢來看，也和有效整理相關，端視你能否管理好大量資訊。下面列舉的幾個整理原則，都可實際應用在找工作上。第4條：用故事來記事情。面試新工作時，你應當表現出你對該公司的充分了解，這表示你得事先做好資料編碼。當你試著記住該公司或該產業的重要資訊，試著將它們編織成一段故事。同時，面試時講述幾個你精心挑選的故事(我指的是趣聞之類的，不是那種荒誕不經的誇張故事)，最好是那些能夠展現你有實力達成其他工作的故事。畢竟，主考官可能要面試很多人，你的故事可讓他們記住你。整理術的求職應用第5條：就算某件事有它一貫做法，也不表示那是最適當的。用在找工作上，這句話的意思是要你運用創造力，想想看你應試的公司目前面臨什麼問題。若你在面試時，提出具建設性的創新見解，會讓主考官對你有好評價，也增加你錄取的機會。第7條：你得克服的是真實的限制，不是假想的限制。你是不是很想要某份工作，但你的資歷、技能或教育程度不符合該公司的徵人標準？若是如此，這是你的真實限制嗎？還是你有能力改變？(你得知道，許多徵人廣告列出的條件比實際資格嚴苛許多，希望藉此讓一些人打退堂鼓，減少應徵人數。)換句話說，應徵工作之前，你得先認清自己的真實限制，這樣你才能縮小範圍在某些工作，避免浪費時間在絕不可能錄取的公司上，這樣也能讓你少失望幾次。不過，我也必須利用短短幾秒鐘提醒你：記得第9條「知道何時該忽視限制」的整理原則嗎？更別提第11條「達成目標的方式不只一種，要懂得變通。」第15條：每週空出時間再次審視重要資訊。此一原則應用在找工作上，意味你每天要空出一小時：上網查看徵人廣告、重新審視你參加各家面試後所記的筆記和你聯絡過的人、再次閱讀與特定公司相關並已加入書籤的網頁內容。同時，謹記第14條說的：將大體積的東西拆解成數個小單位。畢竟，找工作是件巨大的工程，最好能夠一次只專注處理一個步驟。第17條：盡可能使用你已熟知的工具。找工作期間，你是如何記錄追蹤你所蒐集到的資料？像是你應徵了哪些公司、你何時聯絡了哪些人、你最初探詢的結果是什麼、接下來又該做些什麼？諸如此類的資訊。為此，你當然可以買個資料庫應用軟體，或是上網搜尋可用的專案管理工具。然而，學習新工具需要一段時間才能上手，更不用提可能衍生的費用。我的建議是使用你已熟悉的工具，蒐集管理這所有的資料，像Google文件的試算表就是不錯的選擇。善用科技工具在試算表上，你可追蹤找工作的所有紀錄，它們會井然有序地陳列在一格格的欄位裡，讓你一目了然。而且，因為你用的是Google文件，不管你人在哪兒，都可隨時增修或閱讀你放在雲端的試算表。你也可以直接在微軟Excel裡建立試算表，讓它與你的微軟Windows Mobile手機或其他智慧型手機同步更新(不過大致來說，我不太信任同步更新)。總歸一句話：面臨找工作之類的巨大挑戰時，試著先使用你已熟知功能的工具。若全不管用，你再去找其他能符合你目標的新工具。第18條：在你的電子資料裡添加相關的關鍵字詞，讓你日後更容易找到它。針對找工作的例子，我稍微做了修改，把這條原則變成：在你的電子資料裡添加相關的關鍵字詞，讓潛在的雇主更容易找到你。搜尋已經成為現代大多數人每天必做的事情，而它對找工作來說尤其重要。大部分的公司會利用專門用來過濾資料的軟體，幫助他們篩選淘汰掉一大半的履歷表。若你的履歷表裡不包含某些特定的關鍵詞，就直接被電腦剔除掉，永遠不可能讓該公司的人看到，除非該公司裡有你認識的人，那就另當別論了。所以，這也就是為什麼你一定得多花點心思，將招聘公告裡出現的一些關鍵字詞，加進履歷表和自傳上面。即便如此，並非所有我列出的整理原則，都能應用在你遇到的每一項挑戰上。但我敢保證，它們當中至少有些可讓你在某些特定時刻，拿來應付某些特定的挑戰。最後，我希望本書裡的整理原則或稍微修訂後的版本，或多或少幫助你在遇到陌生新情境時，還能夠從容應付。整理原則最後總整理：1. 管理你的生活，以減輕腦部負擔。2. 趕緊把資料從你腦袋中移出，愈快愈好！3. 同時處理多項任務通常只會讓你更沒效率。4. 用故事來記事情。5. 就算某件事有它一貫的做法，也不表示那是最適當的。6. 知識不是力量，分享知識才是力量。7. 你得克服的是真實的限制，不是假想的限制。8. 對自己全然誠實，但別預設立場。9. 知道何時該忽視限制。10. 在發動引擎前，清楚知道你要去哪裡、要怎麼去。11. 達成目標的方式不只一種，要懂得變通。12. 資料不靠歸檔，靠搜尋就好。13. 唯有真正需要的東西才記進腦中。14. 將大體積的東西拆解成數個小單位。15. 每週空出時間再次審視重要的資訊。16. 世上沒有一套組織系統是十全十美的。17. 盡可能使用你已熟知的工具。18. 在你的電子資料裡添加相關的關鍵字詞，讓你日後更容易找到它。19. 記下註解有助於你之後的情境轉換。20. 將情境相似的工作安排在一塊。21. 整合工作與生活；別再妄想達到兩者的平衡。
